幼稚園の卒園アルバム制作の経験談1、個人写真を各自自宅で撮影してもらったらすごく助かった話

卒業写真
UNIVERSAL MUSIC LLC
2018-09-24



(注:昨年度、2019年度の卒アルの話なので、集合写真や行事で人が集まったエピソードはすべてコロナ以前に行われた思い出話です。燃やさないでください)

はい、実はこの時期、秋ってですね、たぶん幼稚園や保育園の卒園アルバム係の人たちががんばって作業している時期なのですよね。私も去年、うちの子の幼稚園の卒アル係だったのでがんばってましたよ!
昨年度末、2020年初頭に突如始まったコロナ自粛ですが、今年も継続している状態ですので、私の経験や、園の保護者さんたちが出してくれたアイディアが少しでも今後の卒アル係の方々のお役に立つように、うちの園のやり方や工夫などを書いておこうと思います。

一番工夫したところ、良かったところを先に書いておきます。

■個人写真(バストアップ+氏名を並べたページ)を各自自宅で撮ってもらった!

■その他にも、載せたい写真を各学年ごとに数枚ずつ提出してもらった!

■転入生にも転入前の写真を提出してもらって枚数差解消!

これ!これ本当に助かった!
これを読んでピキピキィィィンときてなるほど!(ガタッ)ってなった卒アル係さんはどうぞそのまま編集会議に走ってください!ご武運を!

以下、思い出備忘録的な意味でももうちょっと詳しく書いていきます。

■写真撮影やアルバム編集
→保護者が自分たちで、webサービスを使って編集、制作

■園の規模
→一学年1クラスのみ、20人の少人数

■配布時期
→卒園後の5月
(実際はコロナで7月にずれた)

卒園式の様子も入れたかったので、卒園後の配布にしました。卒園式当日にアルバムを配る園も多いのですが、その場合は印刷業者さんも混雑する時期なので、もっと早く、ゆとりを持ったスケジュール設定にすると良いと思います。
(※実際にはコロナ休校!などがあったため夏休み配布にずれましたが、発注は4月、到着が5月でした)

それから、自分たちでネットで業者さんを探すことにしました。
選択肢としてはもうひとつ、園が依頼して行事を撮影してくれていたスタジオに制作を頼む、というのもあったのですが、それだと大体見開き8ページで14,000円くらい、とのこと。
さらに、写真選別や枚数偏り防止のカウント(後述)など、一番タイヘンな手間は結局保護者がかけるしかない、と。
それなのにこの値段は…正直言って高!と思いました。今時便利なアルバム編集ツールあるし、自分たちで作れば倍のページ数で半額で作れる。うちの子の赤ちゃんアルバムをweb発注で作ったことがあるのですが、その値段で100ページ作れたよ!?

しかも、うちの場合ちょっと特殊な事例ですが、私が写真好きだったもので年少さんの頃からクラスの写真係みたいになっていて、行事のたびにクラスの園児たちの写真を撮っては保護者の皆にweb公開していたのですね。小規模園ならでは。なので素材は十分にあるし、アルバム係で話し合った結果、自分たちでやろう!ということになったのでした。

結果的に、
見開き14ページ(28ページ)で
7,000円ちょいでした!
(税、送料も込み!)

やったー!ローコストで良いものできた!

次に、スケジュール順にいろいろ書いてみます。

・2018年、年中の一学期
卒アル班を募集

上の子を同じ園に通わせた先輩保護者さんたちが主導して、役割の説明をしてくれました。同時に、謝恩会係も別途募集していました。

・2018年、年中の秋
卒アル班はLINEグループを作り、少しずつページ数や写真の選び方などの相談を始める。

卒アル印刷業者の調査、選別、決定。とにかくレイアウト作業がやりやすそうな業者を探す。

卒アル班長(私)、年少からの写真データをノートPCに整理し、園の会議室で選別作業できる環境を整える(オットに整えてもらう)

・2019年、年長の6月7月
会議室に集まって年少、年中の写真整理をする

写りの良い写真を、園児20人それぞれフォルダ分け。
何をもって「写りの良い写真」とするかは班ですり合わせました。園によっては「正面笑顔以外はNG」らしいけど、うちは横向きでも変顔でも可愛ければOKに。俯いて工作に夢中になってる様子も可愛いので良き!

(年長夏休みは各自帰省など予定合わせ困難なため作業休止、9月10月も行事が多く作業休止)

・2019年、年長二学期
写真が足りないことが判明し、園で先生が撮影していた年少時からの写真データをもらい、これも選別。

(同時に、卒アル班長(私)に介護問題発生…!思うように作業ができなくなるため、他の係さんたちに救援要請して、それまで以上に作業を分担、簡略化)

・2019年、年長11月
個人写真の撮影予定を組むも、いろいろ困難と判明。個人写真の撮影をクラス各自に自宅で撮ってもらうことに。

・制服を着たバストアップ写真。(証明写真のような感じで、上と左右に余白を持たせて)

・背景はなるべく白っぽい場所で。

・なるべく昼間の明るい光の中で(電気の光だと赤みが強かったり真っ白だったり、家庭によってバラバラになりやすいから)

・(LINEで送信する場合)
「オリジナル画質」設定にすること!

と条件を簡潔、明確にして、みなさんにお願いしました!
1人1人に撮影させるなんて負担では…と心配だったのですが、提案してくれた保護者さんの「子供を一番可愛く撮れるのは保護者だし、保護者が納得の一枚を集めた方が満足度も上がると思う」という発想が目からウロコで!結果、撮影も選別も必要なくなって超大幅時短になって大助かりでした…!

あとは集まった写真を、私がiPhone上やPC上で色味の編集をしたりトリミングしたりして、色やサイズ感を整えたので、統一感も出て問題なし!

気をつけたいのはLINEで画像の受け渡しをする場合。
データ量節約のため低い画質で送信されてしまい、印刷した時かなり粗くなってしまうので、かならず画質を確認し、送り直してもらうようにしました。これがけっこうタイヘンだった。みんなついうっかり低画質で送っちゃうし、設定の変え方がわからない人も多かったので朝の登園時などに待ち合わせして一緒に設定を見直したり。LINEの文字だけだと伝わらないし、機種が違うと勝手も違うし、なんだかんだで直接やりとりするのが手っ取り早くてお互いストレスが少なかったです。ただ今年はコロナで難しいかもしれないですね…。

それから、昨今の個人情報の関係で、顔写真と名前を同時に載せてよいかどうか全員に許可を取りました(後述)

・2019年、年長12月
クラス各自に、年少、年中、年長の写真も数枚ずつ提出してもらう。

本当にこれは、いろんな作業がとんでもなくラクになる奇跡の提案だった!!!
年少、年中、年長各3〜4枚ずつお願いして、集まった写真は基本すべて載せることにしたのです。
それにより、
・目立つ子の写真が多くなる問題も解消!
・のちのカウント作業もラクに!

あのですね…園児によって写っている枚数が偏らないように、1人何枚写っているか、日本野鳥の会のように全員分カウントして調整するのが自作卒アルの常識なんですって!すごE!
卒アルの仕上がり、特に卒アル係以外のクラスの人たちの満足度に大きく関わるので…このカウント作業が卒アルで一番大変…と噂に名高い苦行だったのです…うちの子だけ写真少なくない…?とかあの子ばっかり多くない…?とかそういうあれね…。それをなくすため、みんな目を皿のようにして一人一人カウントするんだって!ヒイイ!
そして偏りをなくすために、多すぎる子の写真を少なめの子と差し替えとかするから写真探しもタイヘンだしレイアウトも崩れてタイヘンという…ヒイイ。

しかしこの作業も、各自に写真を提出してもらうことでほんとラクになりました。各自が出してくれた写真をすべて載せれば保護者も本人も「あの写真が載ってる〜」と満足度が上がるし、多少のばらつきは気にならないんじゃないか、ということで、厳密に数を揃えるまではしませんでした。いないよ!きっと全員の枚数をヒヨコのオスメス鑑定士のように調べ上げて「うちの子の年少の写真が〇〇くんより3枚少ないんだけど!?」とか言ってくる人いないよ!ってことで。いたら怖いだけだよ!ヒイイ!って。

それから、
・各学年のページレイアウトもラクに!
これも意外な副産物でした。何もないところから漠然と写真を並べるよりも、とっかかりがあった方がレイアウト断然やりやすい!
まずは各自の提出写真を行事順に散りばめて、それから夏前に仕分け作業をしておいた私撮影フォルダの中から適切な写真を拾って穴埋めしていく感じにすると、レイアウトがすいすい捗りました。多く写ってる子と少なめの子の差が出てくるので、穴埋め写真で少なめの子を選んだり、運動会や遠足など大きな行事の写真は複数の人が提出するから、それを配置した後で残りの子の写真を私フォルダから引っ張ってくれば全員まんべんなく載せられたり。ほんと良いアイディアだった…。

もうひとつ関連で、
転入生にも転園前の写真を提出してもらい、枚数差を少なく!
これもナイスアイディアでした!
園の行事のページ以外に家族と遊びに行った写真などのフリーページも作って、そこに転入生の写真を入れ込むことにしたらすごく自然な仕上がりになりました。このアイディアを出してくれた保護者さんすごい…!
そもそもは、年長さんから越してきた人も卒アルを買ってくれることになって、でも写真が1/3しか載らないのに申し訳ないよね…と考えた末の発案だったのでした。金額に差をつけると差分を他の保護者が負担することになるし、どうしたものかと思っていたんですよね。

このあたりで、PC作業が得意な数人でレイアウト班を作る。
(一年近く作業を進めてくると、同じ卒アル班の中でも仕事や家庭の都合などにより実働する人、しにくい人がはっきり分かれてきていたので、動ける人だけでガンガン進めるためにLINEグループを分けたりもしました)

・2020年、年長1月〜2月
写真集めとレイアウト作業を進める

レイアウトがある程度進んだところで、園児それぞれが何枚写っているかカウントも始める。
前述のようにカウントがざっくりで済んだからとてもラクでした!そして得意な人がささっとエクセル表を作ってくれたりもしました。ありがとう!

・2020年、年長2月末〜
卒園目前でまさかの!コロナで休園!!

2月末最後の行事、発表会はなんとか敢行。ここまでで年少、年中のページはほぼ完成!していたので、写真が少なめの園児や、保護者と一緒の写真などを重点的に撮影。
卒園前のお別れ遠足やお別れランチ(年長さんが年少、年中さんにサンドイッチを作ってあげる恒例行事)は中止…アルバムのページがあいてしまうため、急きょレイアウトを変更し、発表会の写真を多く変更。

・2020年、年長3月
卒園式はなんとか時短で敢行!

しかし謝恩会(飲食パーティー)は中止なため卒園式の写真が足りず、急きょ各自に依頼。

(ここからは自粛が始まっていたため完全リモート)
・2020年、3月4月
レイアウト班が最終レイアウト作業。
完成したページをカウント係がカウント。
誤字脱字などの最終チェックを数人で。


・2020年、卒園後4月
印刷業者に発注!

・2020年、卒園後5月
アルバム完成、卒アル班長自宅に届く!

(園に送ってもらう予定だったが自粛中だったため自宅へ)

・2020年、卒園後7月下旬
園にアルバムを運び、夏休み中に各自で取りに行ってもらう。
全員に配布完了!!

やったー!!!
ほんとうにハラハラドキドキの連続でした…
いろんな想定外の事態が起こった…最悪もしかしたら、お願いしていた印刷業者さんが休業、あるいは廃業!してしまったら、専用ソフトを使ってのレイアウト作業がすべて無駄に!?そこが一番恐ろしかったですが、業者さんに問い合わせたところ、4月5月の世界中が大変なことになっていたさなかも少人数やリモートワークでなんとか営業を続けてくださっていたおかげで、なんとか無事に、手元に届き!さらに全員に無事に渡すことができて!!
ほんとうに良かった…!!

今年、いや来年2021年3月に卒園する皆様も、どうかがんばってください!良いアルバムができますように!
他にも、写真の提出などについてもう少し具体的に書きたいなと思っています。

ーーー

ちなみにうちの園が依頼した印刷業者さんは「夢ふぉと」さんです。すっごく丁寧で、レイアウトソフトもむちゃくちゃ使いやすくて素晴らしかった!
あ、ステマじゃないですよ、隠してないしお金ももらってないし。むしろ払ったし。ただすごくサービスが良かったので情報提供したいだけです。電話で問い合わせたり、こういう規模のこういう園で、こういう作業はできるのでこういうアルバムにしたいんですけど…とか、いろいろ相談してページ数やコースごとの見積もりを出してもらったり、いろいろお世話になりました。

夢ふぉと – 高品質な卒業アルバム・卒園アルバムを5冊から格安・低価格で

こちらにお願いして、
28ページ(見開き14ページ)で
7,000円ちょい(税、送料も込み)
だったのです!
園提携のスタジオに頼むと16ページ(見開き8ページ)で14,000円…しかも写真選別や枚数偏り防止のカウントなどの手間は結局保護者がかけないといけない…と考えると、断然自分たちで作って良かったと思っています。

夢ふぉとさん、情報もいろいろまとめてくれていてすごく参考になりました。
卒園、卒業アルバム委員になったらすぐにするべき3つのこと | 卒アルペディア 卒業 卒園アルバム作りのアイデア辞典

他にも、調べてくれた保護者さんによると…「卒アル トラブル」などと検索すると、お金の支払い(集め方や、後払いでゴネられて困った…)とか、「うちの子の写真少ないんじゃない?」クレームとか…色々出てくるそうです!ひい!

それらを踏まえてうちの園で議題に上がったのは、

■水着写真を載せるかどうか
(うちは基本載せないことにして、載せて欲しいと提出されたもののみ載せました)、

■個人写真の下に氏名を載せるかどうか
(ネット情報によると、個人情報漏れを心配する声も多いらしいので、顔写真と名前を同時に載せてよいかどうか全員に確認しました)

■購入意思は書面で提出
(氏名と顔を載せてOK、と、アルバム購入します、の2つの項目を明記した書類を作って、署名入りで提出してもらうことにしました。後で言った言わないになるんですって…ネット情報では…香ばしくとんがった事例が集まりやすいからだと思いたいけど、念のためやっておきました…)

色々ある…色々あった…
もっと他のこともあとで別途まとめたい。
でもすべてなんとかなって本当に良かった!後に続く皆さんの健闘と幸運を祈る!!

ーーー
(追記)
続きも書きました。
2020-12-02 幼稚園の卒アル制作2、豆腐メンタルこぼれ話

2020-12-03 幼稚園の卒アル制作3、母が他の子の写真ばかり撮っていたことへのうちの子の感想

ーーー
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卒園式、できたけど色々あったな…

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